Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Lohnabrechnung.de Service GmbH (im Folgenden „wir“, „uns“ oder „Lohnabrechnung.de“) ein zentrales Anliegen.
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie gemäß der Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 – im Folgenden „DS-GVO“) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der unter https://www.lohnabrechnung.de abrufbare Webseite der Lohnabrechnung.de Service GmbH (im Folgenden „Webseite“) informieren:
Lohnabrechnung.de Service GmbH
Kesselstr. 14a
41542 Dormagen
Tel. +49 (0) 2182 578560
E-Mail: b.bonn@lohnabrechnung.de
Die Lohnabrechnung.de Service GmbH wird vertreten durch den Geschäftsführer: Bernd Bonn
Felix Bonn
Datenschutzbeauftragter
Kesselstr. 14a
41542 Dormagen
E-Mail: felix.bonn@backofficecenter.de
Es werden von folgenden Gruppen zur Erfüllung der nachfolgend genannten Zwecke die aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Kunden und Ansprechpartner bei den Kunden:
Kunden, für welche die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt wird:
Interessenten/Nichtmandanten/Lieferanten:
Bewerber:
Beschäftigte:
In der Regel erheben wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person nur von Ihnen selbst.
In Ausnahmefällen können personenbezogene Daten auch über Dritte (z. B. Weiterleitung/Empfehlung von Kontaktdaten durch Dritte, mit denen wir bereits in Kontakt stehen) und andere eingeschränkte Quellen (z. B. Online- und Offline-Medien) erfasst werden.
Ihre personenbezogenen Daten erfassen und speichern wir in unseren Datenbanken (MS Office Anwendungen sowie digitale Systeme, wie dem CMS-System sowie auf unseren separaten fachbereichsspezifischen Laufwerken), damit wir Sie im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage/Bewerbung kontaktieren können. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt nach einem entsprechenden Berechtigungs- und Zugriffskonzept.
Die erhaltenen personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen mit der Speicherung verbundenen Zwecks (z. B. Vertragsdurchführung) erforderlich ist. Ist dieser Zweck entfallen, löschen oder anonymisieren wir die Daten grundsätzlich wieder, sofern und soweit dem keine legitimen Aufbewahrungsgründe und -pflichten (z. B. nach den steuerrechtlichen oder berufsrechtlichen Vorschriften) entgegenstehen. In letzterem Fall werden die Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet, also nur noch zur Erfüllung des Aufbewahrungsgrundes oder der Aufbewahrungspflicht und im Übrigen nur mit Einwilligung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union (EU) oder eines EU-Mitgliedstaats. Im Falle des Bestehens einer Aufbewahrungspflicht löschen oder anonymisieren wir die Daten nach sicherem Wegfall der Aufbewahrungspflicht.
Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Verwendung von personenbezogenen Daten und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung erläutert sind.
Wenn Sie unsere Webseite besuchen, ist es nicht erforderlich und nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, dass Sie aktiv Angaben zu Ihrer Person machen. Dennoch erfassen wir zur Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens bestimmte Daten anonymisiert oder unter Verwendung von Pseudonymen. Dazu kommen auf unserer Webseite unter anderem so genannte Cookies zum Einsatz (dazu mehr unter Ziff. 8).
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir für folgende Zwecke:
Grundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind die DS-GVO, das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weitere europäische und deutsche Verordnungen und Gesetze.
Die folgende Aufstellung gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die vorhandenen bzw. ge-nutzten Rechtsgrundlagen gemäß DS-GVO und BDSG, auf die wir uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten ggf. berufen:
| Rechtsgrundlage | Beschreibung / Begründung |
Einwilligung | Diese Rechtsgrundlage greift ein, wenn Sie darin eingewilligt haben, dass wir Ihre Daten für einen oder mehrere Zwecke verarbeiten (z. B. Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung). |
Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen | Haben wir einen Vertrag mit Ihrer Person (z. B. zur Durchführung einer Lohnabrechnung) geschlossen oder haben Sie uns um die Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme gebeten, erlaubt uns diese Rechtsgrundlage alle Daten von Ihnen zu verarbeiten, die zur Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung der vorvertraglichen Maßnahme erforderlich sind. |
Erfüllung einer rechtlichen | Diese Rechtsgrundlage erlaubt es uns Ihre Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer Rechtspflicht erforderlich ist, oder diese ausschließt. |
Berechtigte eigene Interessen oder berechtigte Interessen von Dritten | Teilweise stützen wir die Verarbeitung personen-bezogener Daten auch auf unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen Dritter. Als berechtigte Interessen kommen alle Interessen rechtlichen, wirtschaftlichen und ideellen Interessen in Betracht, die von der Rechtsordnung nicht missbilligt werden. Beispiele für unsere berechtigten Interessen sind etwa:
|
Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses | Sofern Sie sich bei uns bewerben, nutzen wir Ihre Daten zudem für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen sowie ggf. zur Begründung, Durchführung und Beendigung desselben. |
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben, verwenden wir Ihre aus dem Kontaktformular erhobenen Daten (Firma, Anrede, Vorname, Name, Straße, PLZ/Ort, Telefon, E-Mail) ausnahmsweise auch zur sonstigen Kontaktaufnahme zu fachlichen Themen. Dies bedeutet, dass wir Ihre Daten zu Informationszwecken speichern und bspw. im Falle von wiederholten Kontaktaufnahmen oder einer sich anbahnenden geschäftlichen Beziehung nutzen, um auf Ihre Anliegen bestmöglich reagieren zu können.
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung für die Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der sonstigen Kontaktaufnahme erteilt haben, erklären Sie sich wie folgt mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zwecke einverstanden:
Hiermit willige ich ein, dass die von mir angegebenen Daten von der Lohnabrechnung.de Service GmbH auch zur sonstigen Kontaktaufnahme verarbeitet und genutzt werden dürfen. Meine Einwilligung hierzu kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür reicht eine E-Mail an die unter Ziffer 2 dieser Datenschutzerklärung angegebene E-Mail-Adresse. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen bis zu diesem Widerruf wird hiervon nicht berührt. Die genauen Details der Verarbeitung meiner Daten sowie meine mir bezüglich der Datenverarbeitung zustehenden Rechte, wie in der Datenschutzerklärung erläutert, habe ich zur Kenntnis genommen.
Sie können uns auch über unser allgemeines Kontaktformular oder unserer Rückrufanfrage auf unserer Webseite eine Nachricht zusenden. Hierfür ist die Eingabe Ihres vollständigen Namens, ggf. Ihrer Firma, ggf. Ihre Telefonnummer sowie ggf. Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir unsererseits mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben, verwenden wir die von Ihnen über das Kontaktformular eingegebenen Daten ausnahmsweise auch zur sonstigen Kontakt- und Kundenpflege, wie unter Ziff. 7.b.i. näher erläutert wird. Die Verarbeitung Ihrer in diesem Zusammenhang bereitgestellten Daten erfolgt ausschließlich um Ihre Anfrage zu beantworten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Cookies sind kleine Datenpakete, die von unserem Web-Server erzeugt und bei der Kommunikation Ihres Computers mit dem Web-Server auf der Festplatte Ihres Computers abgelegt werden.
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Folgende Arten von Cookies kommen auf unser Webseite zum Einsatz:
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Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
Google Analytics, ein Webanalysedienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“), verwendet Cookies zur Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie.
Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Webseite werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Vor der Übertragung wird Ihre IP-Adresse in der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum um das letzte Oktett gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google wird in unserem Auftrag diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung unserer Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber Lohnabrechnung.de zu erbringen.
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Sie können die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (einschließlich Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden externen Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter den folgenden externen Links: http://www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. https://www.google.de/intl/de/policies/.
Bitte beachten Sie, dass Sie hierbei die Webseite von Lohnabrechnung.de verlassen. Eine Verarbeitung der betroffenen Daten durch uns findet nicht statt.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls und in Übereinstimmung mit örtlichen Gesetzen und Vorschriften auf zahlreiche Arten und zu zahlreichen Zwecken an folgende Personenkategorien weitergeben:
Grundsätzlich übermitteln wir personenbezogene Daten, die wir über diese Webseite erheben, nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer). Werden Daten in Drittländer in erforderlicher Weise zur Vertragserfüllung, zur internen Kommunikation oder Verwaltung innerhalb der Lohnabrechnung.de oder etwa aufgrund des Sitzes eines Dienstleisters in einem Drittland übermittelt, so erfolgt dies immer nach eingehender Prüfung und Bewertung durch unseren Datenschutzbeauftragten. Sie erfolgt auch dann nur, wenn bei der Stelle in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Garantien bestehen, um ein angemessenes Datenschutzniveau bei dieser sicherzustellen (Art. 45 ff. DS-GVO) oder ausnahmsweise weder ein Angemessenheitsbeschluss noch geeignete Garantien erforderlich sind (Art. 49 Abs. 1 UAbs. 1 DS-GVO). Sofern und soweit Sie zu den Garantien im Einzelfall weitere Informationen erhalten möchten, können Sie sich hierzu gerne an unseren unter Ziff. 2 genannten Datenschutzbeauftragten wenden.
Ihnen stehen uns gegenüber die nachfolgend erläuterten, aus Art. 15 bis 21 DS-GVO folgenden Rechte zu sowie das Recht auf jederzeitigen Widerruf Ihrer Einwilligung und das Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Ihre Rechte können Sie uns gegenüber formfrei geltend machen, und zwar entweder direkt unter Verwendung der unter Ziff. 1 genannten Kontaktdaten oder unter Zwischenschaltung unseres Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten Sie unter Ziff. 2 finden. Mit Ausnahme eventueller Übermittlungs- oder Verbindungsentgelte entstehen Ihnen hierbei keinerlei Kosten.
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten zu ihrer Person verarbeitet werden und in Bezug auf diese Daten Auskunft insbesondere über die Zwecke und die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Ziff. 6, 7 und 8), die Kategorien der Daten, die wir verarbeiten (Ziff. 3), die Kategorien von Empfängern (Ziff. 9) und unsere Absicht, die Daten an Empfänger in einem Drittland zu übermitteln (Ziff. 10) zu verlangen. Die Auskunft umfasst zudem Informationen über die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei Ihnen selbst erhoben wurden. Sie haben zudem das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu verlangen, soweit hierdurch nicht die Rechte und Freiheiten von anderen Personen in Bezug auf deren personenbezogenen Daten beeinträchtigt werden.
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie haben zudem das Recht, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Gründe vorliegt und keine der nachfolgend erläuterten Ausnahmen eingreift:
Ihr Löschbegehren müssen bzw. dürfen wir allerdings dann nicht umsetzen, wenn einer der nachfolgenden Gründe vorliegt:
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht steht ihnen insbesondere zu, wenn einer der nachfolgenden Gründe vorliegt:
Haben Sie uns gegenüber das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht uns gegenüber ebenfalls das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, oder durch uns an diesen übermitteln zu lassen, soweit Sie uns diese Daten aufgrund einer Einwilligung, oder aufgrund eines Vertrages bereitgestellt haben und die Daten mithilfe eines automatisierten Verfahrens verarbeitet werden. Sie haben das Recht die Daten von uns direkt an den neuen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist und Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, soweit die Verarbeitung dieser Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten, oder für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, erforderlich ist.
Der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit für die Zukunft wider-sprechen. Diesem werden wir stets Folge leisten. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir nicht ausschließen können, dass wir im Einzelfall ein Werbemittel gegebenenfalls nicht mehr zurückrufen können, wenn uns Ihr Widerspruch zu einem Zeitpunkt erreichen sollte, in dem die Ausspielung dieses Werbemittels bereits durch uns unaufhaltsam angestoßen worden ist. In einem solchen Fall werden wir Sie aber selbstverständlich von der Ausspielung jedes künftigen Werbemittels ausnehmen.
Darüber hinaus können Sie jederzeit Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise an Ihrem Aufenthaltsort oder an dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes, einreichen.
Für Lohnabrechnung.de ist folgende Datenschutzaufsichtsbehörde zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Sofern und soweit Sie uns gegenüber eine Einwilligungserklärung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, eine diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitungen nicht berührt, vielmehr kann der Widerruf nur die Rechtmäßigkeit künftiger Verarbeitungen berühren.
Es besteht keine gesetzliche Pflicht, wonach Sie verpflichtet wären, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen.
Sollten Sie, z. B. technisch, verhindern, dass wir Daten, die zur Nutzung unserer Webseite erforderlich sind, erhalten, ist es möglich, dass Sie unsere Services nicht oder nur eingeschränkt nutzen können.
Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Beauftragung zur Vertragserfüllung erfolgt freiwillig im Einklang mit den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen. Eine Nichtbereitstellung der erforderlichen Daten kann dazu führen, dass wir die vertraglichen Vereinbarungen unverschuldet nicht erfüllen können.
Die Bereitstellung Ihrer Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns über unser Kontaktformular ist ebenfalls freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben, insbesondere einer Kontaktmöglichkeit, ist es uns jedoch nicht möglich, Ihr Anliegen zu beantworten.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung ist für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen erforderlich. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann dazu führen, dass wir keine (positive) Entscheidung über Ihre Einstellung treffen können.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen, einschließlich Profiling, gemäß Art. 22 Absätze 1 und 4 DS-GVO verwendet. Sofern diese eingesetzt werden, informieren wir hier aussagekräftig zur Logik sowie der Tragweite und angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
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